辦公效率提升解決方案

MFP 幾乎存在于辦公室的每一個角落,它不只是打印機和復印機。仔細想想,它是可同時轉換紙質和電子文檔的引擎。它能夠推動三種極為常見且重要的工作流:

紙質到紙質 — MFP 的復印功能可將一個文檔轉換為多個文檔。例如,允許您在面對面會議時分享信息,或創建重要文檔的副本,以實現冗余。

數字到紙質 — MFP 的打印功能可將電子文檔轉換為紙質文檔。許多人更愿意閱讀紙質文檔,而且,合同等文檔需要以紙質文件形式進行存儲。

紙質到數字 — MFP 的掃描功能可將紙質文檔轉換為數字文檔。這種廣受歡迎的工作流可簡化紙質文件與電子工作流和應用程序的整合,并允許通過電子郵件即時共享信息。

復印和打印工作流的輸出為紙質,該輸出的用途也廣為人知??刹榭?、共享或存儲紙質文檔。每個人都知道應該如何處理紙質文檔。

但是,掃描工作流的輸出為如何處理生成的文件帶來更多不確定性。最常用的掃描文檔輸出格式為 PDF。雖然 PDF 文件處理方式的可能性多種多樣,但在當今大多數企業里,一些普遍觀念限制了用戶的生產效率。

 

是什么原因妨礙組織將 PDF 軟件作為每位辦公室員工軟件堆棧的標準組成部分 — 就像 Microsoft Office 一樣?

成本 — Adobe 是 PDF 行業中的巨頭。正因如此,該軟件需要高額成本。價格 — 每位用戶 — 高達 449 美元。成本為 Microsoft Office 2010 的雙倍……可想而知,該成本已超出大多數組織的預算。

觀念 — 由于每位用戶均可使用免費 PDF 閱讀器 — 僅提供查看、保存和有限的標記功能 — 用戶沒有意識到他們可對文檔進行更多操作。用戶認為 PDF 像是“電子版紙質文檔”。

10% — 一些用戶確實具備高級的 PDF 功能 — 這些用戶往往包括營銷專業人員和一些 IT 職員。許多組織依靠這些員工處理其他用戶的 PDF 要求,如將 PDF 轉換為其他格式。但這樣并未有效利用高薪專業人員的時間 — 他們需要處理更重要的工作。

復雜性 — Adobe Acrobat 是為圖形專業人員構建的工具。正因如此,該軟件包括富媒體創作和數字出版工具等特性,通常會使普通員工感到困惑。他們認為“我可不會使用圖形設計工具”。

但除了 Adobe,還有替代方案……該替代方案能夠為每臺計算機提供 PDF 軟件,并且價格實惠,可謂是聰明決策。

 

 

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