量身定制 廣東迅維辦公解決方案助力現代物流業快速發展

快速、穩定、安全的輸出環境是保障現代物流行業高效運作的基礎,近年來隨著物流市場的持續擴大,物流管理體系也面臨不斷完善的需求。行業內的商務解決方案服務商——廣東迅維信息產業股份有限公司與某知名大型跨國物流企業合作,開發出適用于現代物流業的”量身定制”辦公輸出解決方案,成功推動該企業的文檔輸出集成化、高效化、透明化進程,受到客戶的高度肯定。


廣東迅維辦公解決方案為物流行業客戶提供了極大便利

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前期調研,深入了解客戶需求

“物流行業工作流程非常復雜,在貨物跟蹤管理的每個環節都需要打印,如訂艙產生的許多文檔、客戶提單、發票等。反應速度是否夠快、是不是能夠集中處理綜合信息,對我們來講十分重要。”該企業信息技術部負責人孟先生如此表示。根據全球化業務發展的需求,該部門還提出,”將亞太范圍內各網點的辦公輸出設備進行整合、尋求更加便于統一化管理的文檔輸出系統”的想法。

為幫助企業具體化這一”想法”,廣東迅維主動為客戶做前期調研,發現該企業在北京、上海等主要城市的月打印量可達百萬張,相當于一天4-5萬張左右,5-6人一組使用的傳統小型打印設備已經很難滿足文檔快速輸出的需求。同時,在各網點配置的100多臺品牌、型號各異的輸出設備十分不便于IT部門日常統一管理,而且傳統的多聯單表格一旦印錯則會造成不必要的紙張浪費。

另外,廣東迅維還深刻體會到,現代物流的特性使得打印設備的穩定性、及時性顯得尤為重要。如果打印設備發生故障不能及時維修或重新定向打印任務,就可能導致貨物不能及時運輸,造成不必要的損失。

導入解決方案,全面改善用戶體驗

在充分地了解了用戶目前所面臨的一系列辦公輸出需求之后,廣東迅維利用OPS(Optimised Print Services)綜合提案服務,為該物流用戶”量身定制”了辦公解決方案,從提升工作效率、降低總體使用成本、提高安全性等方面為用戶改善辦公輸出體驗。經過定期觀測和前期的員工適應階段,方案導入過程尤為順暢。

一、軟件平臺”定制化”:

企業導入辦公解決方案,首要考慮是客戶化程度,即:是否可以與公司固有的管理系統集成。廣東迅維采用IC卡管理軟件及相應配件,可以將設備與紙張的輸出相對應、持有IC卡(工作證)的員工與設備相對應,可充分應對現代物流企業高效輸出的需求。


為用戶專屬定制的IC卡識別系統,使文檔輸出更加安全、有序

孟先生介紹道,”相對于其他供應商,廣東迅維提供的軟件平臺極具吸引力,客戶化程度很高,按照我們需求提供的軟件與內部系統相結合;業務流程中產生的發票、提單和文檔等與打印機系統完全對應?,F在復合機設備搭載Follow me雙備份打印功能,辦公區域中確保至少有兩臺機器待命,員工只要到任意一臺空閑的復合機上刷卡后就能及時打印,充分滿足了我們物流企業要求,及時性地輸出大量文檔的需求。”

二、硬件管理”集成化”:

在前期對客戶進行了充分的調研工作之后,廣東迅維將該物流企業原先分布在全國十多個城市網點的100多臺、打印速度40-50ppm的多個品牌的辦公輸出設備,更換成近50臺柯尼卡美能達多功能復合機設備,其中以bizhub 751和bizhub 950等高速設備為主,設備臺數減少一半以上,輸出速度則提高近一倍。大型設備穩定性高,可以充分滿足現代物流高效運營的需求。針對用戶的實際使用習慣,廣東迅維還對不同規模工作組進行了優化布局,充分考慮物理位置、走動頻率,大幅度節約辦公資源。

三、成本控制”透明化”:

針對該物流公司的成本控制要求,廣東迅維提供了在發達國家較為通用的 “抄表服務”合作方式。據孟先生所述,”我們與廣東迅維合作過程很透明,在購買設備時不需要一次性支付過多的費用,而是按月印量支付費用。每月完成打印任務后,根據廣東迅維提供的報表,我們就能夠詳細掌握各臺設備、各部門的打印情況,實現量化管理,使打印有序可控,這也是最終選擇廣東迅維的原因之一。同時,辦公設備的統一也為IT部門進行設備的綜合管理提供了很大便利。”

解決方案成功導入,實施效果顯著

實踐證明,廣東迅維解決方案被導入后,員工使用最大的感受就是方便。”通過軟件平臺可以實現在預印紙張上的指定輸出,不同用途的紙張不混淆,設備十分易用、操作流程也非常便捷。通過打印→認證→輸出的點對點方式,讓信息輸出的安全性也得到了保障。目前公司所有亞太區域的設備輸出都采用這種方式來實現。”孟先生繼續介紹道。

據統計,在方案導入前,每個月的打印量為130萬-140萬左右,導入解決方案后,月印量已減少至每月100萬張,節省了近30萬紙張。統一化管理還節省了大量的人力成本,據孟先生透露,系統更換之后,總體使用成本降低了20%—30%,后期成本得到了有效控制。

同時,柯尼卡美能達設備的Simitri HD高清環保型聚合碳粉,還兼具環保性能,告別以往打印時濃重的墨盒味道,改善辦公環境,將節能環保的理念真正落實。清晰、便捷、安全、高效的文檔輸出提升了企業在同行業內的競爭實力和客戶滿意度。

互相信賴,緊密合作

談及對廣東迅維的印象時,孟先生評價道:”從項目開始到具體執行的整個期間,廣東迅維強烈的服務意識令人印象深刻。廣東迅維是一家非常值得信任的合作伙伴,始終站在我們的角度,發現問題并愿意及時進行改善,關注我們的每一個關注點,永遠想在我們的前面并愿意做很多嘗試。同時,廣東迅維還關注企業的整個業務流程,并積極參與到客戶業務流程的改善活動中。我認為在這點上廣東迅維相較于其他服務商具有獨特的優勢。同其合作,我們感到很踏實。”

廣東迅維秉承”未來,不止現在”之企業口號,充分了解客戶實際需求,運用自身專業技術幫助客戶把想法具體化,為物流行業用戶提供了創新模式的辦公解決方案并提供高品質的服務,為用戶帶來驚喜和感動。廣東迅維將創意與創新融入公司發展的各個層面,這也將成為廣東迅維不斷發展的源動力。

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